Примерно год назад был завершен процесс внедрения ERP-системы в одной из крупнейших энергокомпаний с мировым именем, что дало возможность значительно модернизировать проводимые компанией бизнес-процессы, история которых уходит глубоко своими корнями в энергетику времён Советского Союза.

Тройной форсаж.

ОАО «Мосэнерго» приняло план по модернизации собственных бизнес-процессов в 2008 году. Главной идеей программы «Изменение стандартов управления и внедрения корпоративной информационной системы (КИС)», рассчитанной на период 2008-2010 гг., выступило обеспечение прозрачности и управляемости компании благодаря повышению эффективности системы управления ею. По словам генерального директора компании Виталия Яковлева, изначально у компании «Мосэнерго» на повестке дня были 2 проблемы, первая из которых была связана с абсолютно неэффективным закупочным процессом, а вторая – с ремонтными работами. Руководство компании было крайне недовольно качеством планирования ремонтных работ и их недалёкостью. Верхушка ОАО «Мосэнерго» практически не владело истинной информацией о состоянии проведённых ремонтных работ и всяческих важных нюансах. Именно в связи с этими 2-мя проблемами было принято решение автоматизировать собственную профессиональную деятельность.

Процесс размышлений над выбором ERP-системы не был слишком долги - что программное обеспечение SAP было выбрано ОАО «Газпром» в качестве стандарта информатизации предприятий, входящих в состав энергетического холдинга. По этой причине продукт немецкой компании SAP ERP стал основой для поддержания управленческой системы.

Компания «Делойт» осуществляла внедрение программы SAP. Согласно слов старшего менеджера группы SAP указанной компании-подрядчика Артура Рябухина, наиболее сложной задачей являлась выработка единого решения, которое бы полностью соответствовало стратегическим целям компании-заказчика.

Начальный этап внедрения SAP был назван «Проект «Форсаж» и был разбит на 5 этапов. Так, к примеру, предварительное планирование, во время которого были созданы главные документы по управлению всем проектом, была создана проектная команда, и осуществлялось первоначальное обучение. На следующем этапе были сформулированы процессы компании, которые были наложены на стандарты SAP. В рамках данного этапа были выявлены возможные отклонения от норм и просчитаны методы устранения подобных изъянов. Этап «Реализация» - на данном этапе проектная команда занималась настройкой системы и тестированием разработки. Кроме того, на этой фазе были разработаны процедуры миграции данных и подготовки их для переноса из старых систем компании в новоустановленную SAP ERP. После этого было проведено интеграционное и приёмочное тестирование всего комплекса бизнес-процессов в системе компании. На последнем этапе были разработаны материалы, необходимые для обучения сотрудников новым процессам и транзакциям.

Строгие технологии.

По словам Артура Рябухина внедрение системы SAP га «Мосэнерго» было лёгким и сложным процессом одновременно. Сложность заключалась в том, что компания является огромной организацией, которая начала процесс своей траснформации из огромной машины с затруднённым управлением в лучшую, которая только может быть представлена в своём классе. Лёгкость данного процесса заключалась же в том, что высшее менеджерское звено компании, владельцы процессов и вся команда сотрудников ОАО «Мосэнерго» поставили перед собой цель достичь успешных результатов. По любым возникающим у нас вопросам мы неизменно могли найти конструктивные решения, что, в свою очередь, давало нам возможность оперативного решения задач повышенной сложности.

Безусловно, процесс внедрения системы SAP происходил не без определённых сложностей. По словам Виталия Яковлева, старт проекта был дан в феврале прошлого 2009 года и полностью был завершён к началу января 2010. В начале 2010 года нами было запланирован продуктивный старт системы SAP, но неожиданно было выявлено, что наша структура практически не рассчитывается со своими контрагентами. Вполне логично и предсказуемо, что пользователи начали обвинять во всех неурядицах нововведённую систему SAP. В процесс анализа причины возникнувших проблем, мы обнаружили, что данной западной системой запрещалась оплата различных условий, которые эта система просто не предусматривала изначально, а именно – подписания различных актов, наличия деловых договоров и т.д. Главная проблема заключалась не в самой нововведённой западной системе, а в том, что ОАО «Мосэнерго» по существу не функционировала согласно собственному регламенту.

На протяжении января-марта абсолютно всем сотрудникам компании пришлось обучаться строгому и неуклонительному выполнению регламента. Пик возникнувших пробле6м был успешно преодолён в марте сего года – выплаты не осуществлялись в случае отсутствия принятого акта о выполненных работах, если соответствующие контракты не заключались; никто не мог выиграть конкурс в случае отсутствия предварительно поданной заявки на участие в нём. Вообщем, вся деятельность ОАО «Мосэнерго» с этого времени осуществляется исключительно согласно установленному регламенту. Все обнаруженные проблемы были удачно разрешены по прошествии трёх месяцев благодаря активной поддержке пользователей SAP, число которых составляло примерно 1,5 тыс. человек. Проект внедрения системы SAP был признан успешно завершённым в начале апреля 2010 года.

По словам Артура Рябухина в ОАО «Мосэнерго» выше всякой похвалы отлично сработала команда, занимавшаяся управлениям трансформационных процессов. Консультанты данной команды смогли чётко и без лишних слов донести главную суть осуществляемых изменений к каждому работнику компании. Было обучено более 1,2 тыс. человек – и всё это было сделано в сжатые сроки. Согласно слов Артура Рябухина в ближайших проектах большее внимание будет уделено вопроса интерактивного общения с пользователями в момент продуктивного старта. Успешной проведённый проект наглядно показал, что сотрудники компании гораздо эффективней осваивают необходимые знания непосредственно при живом общении с применением наглядных примеров из жизни. В связи с тем, что в проекте были задействованы все филиалы компании, территориально расположенные в столице и в столичном регионе, естественно, что проектная команда не всегда имела возможность лично присутствовать на местах. Дефицит личного живого общения был успешно компенсирован различными селекторными совещаниями, рассылкой необходимой информации по электронной почте, а также в режиме телефонного разговора.

Бритва Оккама.

«Переход на подготовку финансовой отчётности ОАО «Мосэнерго» на стандарты системы SAP стали довольно серьёзным испытанием для сотрудников бухгалтерского отдела, с которыми они теме не менее успешно справились», - признаётся заместитель главного бухгалтера компании Елена Новенькова. По её словам на сегодняшний день в системе задействованы все основные управления и отделы ОАО. Закупочные и финансовые отделы, служба управлением складскими запасами, службы сбыта – указанные отделы относятся к числу наиболее активных пользователей системы SAP. Система SAP дала возможность оптимизировать основные бизнес-процессы в компании, а именно - закупки, управление запасами, сбыт и дистрибуцию, управленческий учет и процесс бюджетирования, управление ликвидностью компании и кредитованием, управление инвестициями, а также ведение бухгалтерского учёта. Кроме того было принято решение о создании единого информационного пространства и единого справочника контрагентов и материалов для генеральной дирекции компании и всех филиалов ОАО «Мосэнерго» Также в результате внедрения было создано единое информационное пространство на базе SAP плюс единый справочник материалов и контрагентов для генеральной дирекции и всех филиалов «Мосэнерго».

Благодаря успешному внедрению проекта была получена возможность вывести из эксплуатации примерно 20 программных комплексов, в результате чего финансовые расходы на поддержку информационных ресурсов сократились примерно на 30%. По словам главного бухгалтера ОАО «Мосэнерго» Сергея Сураева внедрение системы SAP помогло централизовать функции бухгалтерского отдела и увеличитьт уровень прозрачности осуществляемой деятельности, что, в свою очередь, способствовало снижению эффективной ставки налогообложения. До этого процесс закрытия финансовго периода в каждом отдельно взятом филиале компании осуществлялось в совершенно разных системах, что представляло собой определённые трудности для консолидации информации на уровне всей компании. Естественно, что на это требовались дополнительные расходы. Отныне ОАО «Мосэнерго» совершает данный процесс централизированно в едином для всей компании комплексе.

Начальника управления бюджетирования и управленческого учета ОАО «Мосэнерго» Сергей Полтавцев акцентирует внимание на том, что с внедрением SAP компания получила чёткие и простые для понимания методы планирования на годовой период, бюджетирование и управление денежными средствами. Отныне весь управленческой отчётности целиком и полностью соответствует всем стандартам МСФО и РСБУ – причиной тому является тот факт, что единая информационная система SAP является для них источником данных. А это, соответственно, значительно повысило качество данных, которые регулярно представляются на общественное обозрение в отчётах ОАО «Мосэнерго».

Благодаря программе трансформации складской деятельности, процесс автоматизации которой отображено в модуле «Управление запасами» SAP ERP, число складских помещений было сокращено на 30%. По словам начальника управления организации снабжения и закупок ОАО «Мосэнерго» Марины Устиновой новая система закладывает жёсткую централизацию функций всей цепочки – начиная от момента возникновения потребности в той или иной услуге, и заканчивая подписанием соответствующего договора и закупкой необходимых товарно-материальных ценностей со складских помещений. Потребовалось некоторое время для того, чтобы сотрудники разных подразделений компаний смогли полностью осознать всю сущность функционирования такой большой компании, как ОАО «Мосэнерго». Внедрение системы SAP наочно дала понять, что компания является единым целым, в котором все филиалы осуществляют деятельность в едином направлении. Также в результате внедрения новой программы время, требуемое на согласование договоров, значительно сократилось. Если ранее участникам договора необходимо было прилагать отсканированные копии необходимых документов, то отныне сама система SAP обязывает их прикреплять файлы в электронном виде к карточке договора – без этого невозможно осуществление последующих транзакций в системе SAP. Данная особенность способствует повышению дисциплины у сотрудников компании и накладывает на них определённую долю ответственности.

Как правило, при столь масштабных нововнедрениях неприятные сюрпризы могут возникать при начале эксплуатации новой системы и вступлении в фазу тиражирования, а именно - при развёртывании новой системы для большого числа пользователей, что привносит значительные преобразования в корпоративную систему и операционную деятельность всей компании. В случае с ОАО «Мосэнерго» проектной команде удалось справиться с данной непростой задачей успешного внедрения столь сложной системы SAP в довольно сжатые сроки.

Вместе с тем, проблемы с неплатежами вполне можно было бы избежать. Как правило, на этапе создания проекта прототипа будущей ERP-системы она защищается на уровне операционных руководителей и отдельных сотрудников компании. Именно по этой причине высшее руководство неизменно должно быть в курсе всех происходящих событий в жизни компании, несмотря на его окраску – будь-то положительные или же негативные изменения. Топ-менеджмент максимально нацелены на достижение положительного результата, и они непременно должны указать на возможные слабые места компании в тех или иных деловых процесса, благодаря чему можно будет предвидеть, и исключить возможность возникновения тех или иных рисков деятельности.

По экспертным оценкам стоимость внедрения системы SAP на ОАО «Мосэнерго» составила примерно 5-6 млн. евро.